Van dorpsfeest tot Zwarte Cross: evenementenorganisatoren doen inspiratie op in Eventkerk
CultuurDIDAM – Van een kleine dorpsactiviteit tot het grootste festival van Nederland: achter ieder evenement gaat heel wat organisatie schuil. Dat bleek tijdens een bijeenkomst voor evenementenorganisatoren in de Eventkerk in Didam.
Door Karin van der Velden
Montferland is een echte evenementengemeente. Jaarlijks worden er zo’n 180 evenementen georganiseerd. Van dorpsfeesten tot carnavalsoptochten en schuttersfeesten, van concert en festival tot grote publieksevenementen als het EK Veldrijden. Egon Jansen, teammanager Vergunningen, en evenementencoördinator Lotte Balduk vertelden wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een evenement.
Levendig en leefbaar
Evenementen brengen mensen bij elkaar en zorgen voor levendigheid. Tegelijkertijd moet er rekening worden gehouden met de leefbaarheid van omwonenden en de veiligheid van bezoekers. Dat betekent dat organisatoren met allerlei regels te maken krijgen. Niet alleen van de gemeente, ook van het Rijk en de provincie.
Een evenementenvergunning moet daarom minimaal twaalf weken van tevoren worden aangevraagd. Die tijd heeft de gemeente nodig om onder meer advies in te winnen bij de hulpdiensten. Meerjarige vergunningen worden niet verleend omdat omstandigheden kunnen veranderen. Denk aan wegwerkzaamheden, extreme weersomstandigheden, de beschikbaarheid van politie of nieuwe veiligheidsrisico’s.
De gemeente ondersteunt organisatoren waar mogelijk. Zo worden dranghekken, verkeersborden en andere materialen gratis beschikbaar gesteld. Ook regelt de gemeente bepaalde werkzaamheden in de openbare ruimte, zoals het verwijderen van paaltjes, losse bloembakken of het snoeien van bomen, zodat de hoge carnavalswagens kunnen passeren.
Praktische problemen
Tijdens de bijeenkomst kwamen verschillende praktische problemen op tafel. Het ophalen van dranghekken blijkt niet altijd eenvoudig. De hekken staan op bokken en wie geen heftruck heeft, moet ze stuk voor stuk op een eigen aanhanger laden.
De termijn van twaalf weken blijkt een groot knelpunt te zijn. Organisatoren weten dan vaak nog niet hoe hun evenement er precies uit gaat zien. Bovendien kunnen wegwerkzaamheden roet in het eten gooien. Egon Jansen zegde toe dit aandachtspunt mee te nemen.
De gemeente wil de samenwerking met organisatoren verder verbeteren en hoort graag welke informatie zij nodig hebben. Op de gemeentelijke website is veel info te vinden. Suggesties kunnen worden gemaild naar evenementen@montferland.info.
Van illegale cross tot megafestival
Na de pauze vertelde Rens den Hartog van de Feestfabriek, de organisatie achter de Zwarte Cross, hoe een uit de hand gelopen idee van een paar Achterhoekse muzikanten uitgroeide tot een evenement met 277.000 bezoekers in 2025.
Het begon in 1997 met de mannen van Jovink. Zij wilden muziek maken en hadden van hun vaders verhalen gehoord over de illegale motorcrosswedstrijden. De eerste Zwarte Cross, met motorcross, muziek en bier, trok in Hummelo zo’n duizend bezoekers. Het evenement had een vergunning, al werd het voor de grap aangekondigd als een ‘illegale cross’.
Een jaar later kwamen in Veldhoek al enkele duizenden mensen. Het parcours was zo zwaar dat deelnemers een prijs kregen wanneer ze de finish haalden. De hulpdiensten vroegen de organisatoren voortaan tijdig te melden wanneer de volgende editie zou plaatsvinden. Dan konden ze hun bezetting op het aantal ongelukken aanpassen.
Via Halle verhuisde de Zwarte Cross in 2006 naar de huidige plek in Lichtenvoorde.
Motoren boven het podium
Inmiddels telt de Zwarte Cross 36 podia, met vrijwel alle denkbare muziekgenres. Van boerenrock tot techno, van theater tot bijzondere voorstellingen op Playa Exoticana. Het hoofdpodium is maar liefst 170 meter breed en biedt ruimte aan zo’n 40.000 bezoekers. Met twee reuzenraden en motoren die over het podium vliegen, is het een spektakel op zich.
Eigen snack en katapult
De Feestfabriek heeft inmiddels tussen de zestig en zeventig medewerkers op kantoor in Doetinchem. Ongeveer de helft houdt zich bezig met creatieve ideeën, marketing en programmering. De andere helft werkt aan de productie, vergunningen en veiligheid.
Nieuwe regels en veiligheidseisen brengen flinke kosten met zich mee. Tegelijkertijd beslissen festivalbezoekers steeds later of ze een kaartje kopen. De stijgende kosten kunnen niet zomaar worden doorberekend in de ticketprijzen.
Daarom zoekt de Zwarte Cross voortdurend naar creatieve samenwerkingen. Zo werd samen met FEBO de snack Tante Rikanto ontwikkeld, vernoemd naar festivalboegbeeld Tante Rieke. Een groot succes en er wordt onderzocht of hij ook buiten het festival verkocht kan worden.
De organisatoren van de Zwarte Cross begonnen ooit met iets wat ze zelf leuk vonden. Die gedachte gaf Den Hartog zijn toehoorders mee: organiseer vooral iets waar je zelf enthousiast van wordt. Want of je nu duizend bezoekers ontvangt of 277.000, daar begint het allemaal mee.
Organisatie
De bijeenkomst was georganiseerd met betrokkenheid van Ton Bolder, voorzitter van de Vereniging van Verenigingen in Loil, en Johan Godschalk van Stichting Podiumkunsten, die evenementen in de kerk organiseert.
